La dématérialisation de documents consiste à transformer les données d’un support matériel en documents numériques. Elle a pour principal objectif de limiter la présence de papiers dans l’entreprise (politique du zéro papier) et de garantir un archivage plus facile des fichiers. Ce processus de digitalisation procure d’autres avantages que l’on va détailler dans le présent article.
Pour être conforme à la loi
La dématérialisation est un moyen d’économiser du temps et de l’argent, mais c’est aussi une obligation. Elle est principalement imposée dans les services complexes, comme la comptabilité. Cela signifie que tous les documents comptables doivent être numérisés pour garantir la confidentialité des données financières. Ce procédé consiste à collecter et à archiver la comptabilité de l’entreprise sur un système informatique. Sont visés par cette dématérialisation : les bons de livraison, les factures de vente, les factures d’achats et toutes les opérations intracommunautaires. Les factures dématérialisées peuvent remplacer les factures d’origine et sont effectuées dans le respect des normes et des conditions en vigueur (mise en place de la dématérialisation chez le fournisseur, l’émetteur, le client et le récepteur).
Comme il a été dit précédemment, le service RH est aussi concerné par le système de dématérialisation. Selon le code de travail, l’horodatage électronique du dossier doit être respecté lorsqu’on numérise un document administratif. Celui-ci doit également être certifié par une signature électronique pour assurer une meilleure confidentialité et sécurité. La gestion documentaire électronique peut se faire suivant deux procédés, à savoir l’échange de données informatisées et la signature électronique. Ce dernier est obligatoire selon la loi de finance rectificative en 2002.
Un gain de temps et d’efficacité important
L’émergence des nouvelles technologies a permis aux entreprises de développer des méthodes de communication et de travail plus efficientes. La dématérialisation de documents en fait justement partie. Pour rappel, ce système consiste à transformer les documents physiques en fichiers numériques grâce à la numérisation. Il est réalisable grâce à un logiciel de gestion électronique de documents appelé GED. Ce processus de numérisation constitue un levier de développement important dans la mesure où il apporte un gain de temps et de productivité considérable à la société. En effet, la digitalisation des activités permet d’améliorer les performances de l’entreprise et de faciliter le travail des employés.
En numérisant les supports papier, la dématérialisation de documents va permettre aux différents services de mieux conserver, gérer et sauvegarder les documents. Tel est le cas des ressources humaines. Grâce au logiciel, les responsables vont pouvoir classer les dossiers de tous les employés dans un système d’archivage électronique. Il faut également savoir que le passage au numérique est un moyen efficace de protéger les informations personnelles des salariés. La dématérialisation des bulletins de paie permet au service RH de collecter et de partager facilement toutes les données. Ce processus permet, par ailleurs, de réduire les délais de traitement en diffusant les informations en quelques clics seulement.
Dans tous les cas, il est important que les documents soient transmis par voie électronique et acceptés par le destinataire.
