À l’ère de la numérisation, l’archivage numérique des documents est devenu une obligation pour les entreprises, afin d’optimiser le temps de travail. Les raisons de cette dématérialisation sont aussi nombreuses que les avantages qu’elle propose. Tour d’horizon sur les enjeux et le principe de base de cette transformation digitale.
La politique zéro papier gagne du terrain au travail
Adoptée par la plupart des grandes entreprises, la politique zéro papier consiste à mettre en place une méthodologie intelligente pour archiver les supports papier. Cette méthodologie, c’est la dématérialisation des documents. Le principe de base est simple : transformer les documents physiques en supports informatiques grâce à la numérisation. Par le biais de l’application GED (Gestion Électronique des Documents), il est ainsi possible de gérer, de stocker et d’archiver des documents numérisés. La dématérialisation permet de traiter différents types de documents, comme les dossiers médicaux, les factures, les relevés bancaires, les bons de livraison, etc. Ces documents peuvent également être créés directement sous forme numérique. Tel est le cas des courriers électroniques.
Dans les services de ressources humaines, la dématérialisation des fiches de paie est une nécessité afin d’optimiser le processus RH. Pour la sécurité des employés, l’archivage numérique de leurs bulletins de paie permet de garder des informations confidentielles qui peuvent être indispensables dans le futur. Plusieurs solutions de dématérialisation s’offrent aux sociétés. La plus simple d’entre elles consiste à scanner les documents, puis à transformer les images en textes grâce à un logiciel spécifique. Ce processus simple et pratique permet ainsi d’enregistrer et de classer les documents numérisés directement dans le programme en question. Il peut se faire à distance. Ce qui facilite le partage et l’accès aux informations.
Les avantages de la dématérialisation des documents
L’objectif principal de la dématérialisation est de supprimer le papier au profit de l’électronique. Bien que certaines PME émettent un véto quant à l’utilisation de cette méthodologie, ses avantages sur toute entreprise sont bien réels. Le fait de transformer les supports papier en données numériques permet, entre autres, de faciliter le partage d’informations, d’optimiser les flux de documents, d’économiser les ressources (en réduisant les coûts liés à l’usage du papier) et de garder l’intégrité des données. Grâce à la dématérialisation, il est également possible d’automatiser les processus de comptabilité et ceux liés aux finances et aux ressources humaines. Une réorganisation complète de ces procédures est indispensable avant toute dématérialisation.
D’un point de vue écologique, la dématérialisation est aussi un excellent moyen pour réduire et éliminer l’utilisation des papiers. Cette politique « zéro papier » vise surtout à protéger l’environnement (préservation de la forêt, effet de serre, etc.). L’archivage numérique permet d’ailleurs de sécuriser les données et d’assurer leur sauvegarde en cas de destruction (dans un incendie ou des dégâts des eaux) ou de perte de celles-ci. Toute société proposant des services de dématérialisation comme www.dpii-telecom.com/fr prend en charge la numérisation des documents afin de sécuriser les données de chaque entreprise cliente (notamment des données confidentielles). Elle prend en main l’intégralité des opérations, de l’analyse des besoins à la mise en production.
